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会议费包括哪些内容(会议费开支范围和标准2021)

第一章 总则

第一条 为规范会议费管理,统一会议费开支标准,厉行勤俭节约,严格成本控制,在总结公司会议管理制度执行情况基础上,结合公司管理实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指会议费,是指公司各部门、所属各单位、直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出,包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。

第二章 职责分工

第三条 总裁(经理)办公室为公司会议费的归口管理部门。主要职责是:

1、建立健全公司会议费管理制度和标准;

2、组织研究、完善、监督、执行会议费的审批和报销程序;

3、组织定期盘点、分析、通报会议费使用情况。

第四条 公司各部门、所属单位、直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是:

1、严格执行本办法有关规定;结合实际细化会议费管控措施;

2、编制、上报、执行会议费年度计划;

3、定期汇总、分析会议费使用情况;

4、对公司会议费管控提出合理化建议。

第三章 管理标准与要求

第五条 依据公司下达的会议费指标,公司对会议费实行总额控制。

第六条 公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。

第七条 精简会议数量,控制会议规模。内部会议场所(含公司所属各单位、各直管项目部会议室)能满足会议要求的,不在外部租赁会议场所;可以合并召开的专业会议,要合并召开;充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议,减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。

第八条 在公司内部会议场所召开的各类会议,遵照公司会议管理制度有关规定执行;合作单位必要时《会议室使用申请单》见附件1)。

第九条 公司各部门拟在外部场所租用会场召开会议,须于每年1月底前填写《外部场所会议计划表》,见附件2),经部门分管领导审核后,提交总裁(经理)办公室汇总,形成公司外部场所年度会议计划,报主管经营副总裁(经理)审批。

第十条 公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达会议费预算指标,结合实际制定具体管控措施,严格控制在外部场所召开会议。

第十一条 纳入公司外部场所年度会议计划的会议,由会议组织部门提前填写《外部场所召开会议申请表》(见附件3),经总裁(经理)办公室负责人签字后实施;未纳入年度计划,确因工作需要临时申请在外部场所举办会议,费用预算在3万元以内,经部门分管领导同意、总裁(经理)办公室负责人签字后实施。费用预算超过3万元的,须经公司主管副总裁(经理)审批方可实施。

第十二条 有关部门、单位委托公司组织各类会议,会议承办部门须提前填写《承办会议审批表》(见附件4),附有关合同,报主管副总裁(经理)审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。

第十三条 公司所属各部门、各直管项目部召开会议,尤其是在外部租赁会议场所召开会议,要严格控制各项费用支出,不得借开会名义变相旅游、发放礼品。

第十四条 严格控制各类庆典活动,特殊原因需要举办的,须事先履行申请审批程序,提交费用预算,经部门分管领导签字后,报公司主管经营副总裁(经理)审批。

第十五条 因公外出参加会议,会议期间会议主办方统一安排食宿的,住宿费、伙食补助费不予报销,本人主动退回发放的午餐伙食补助费(按20元/午餐);不统一安排食宿的,住宿费、伙食补助费按照《公司差旅费管理办法》执行。


第四章 费用管理与监督

第十六条 公司会议费管理严格执行全面预算管理办法,纳入公司年度预算。

第十七条 每年年初,公司五项费用领导小组办公室结合实际,对公司下达的会议费指标进行二次分解,经五项费用领导小组审定后,对公司、所属各单位、各直管项目部下达年度会议费使用指标;每月末,组织对费用指标执行情况进行统计;每季度末,组织对费用指标执行情况进行专项分析、通报;每年第三季度,结合实际情况对费用指标进行适当调整;每年年底,组织对费用指标完成情况进行考核。

第十九条 会议费的核算遵循《企业会计准则》和《会计核算标准化手册》(试行)。

第二十条 会议费报销应符合公司规定程序,总额不能超出年度总预算。

第二十一条 公司各部门、所属各单位、各直管项目部不得以任何方式挤占其他费用指标。

第五章 附则

第二十二条 本办法适用于公司,所属各单位、各直管项目部参照执行。

第二十三条 本办法由总裁(经理)办公室、财务中心负责解释。

第二十四条 本办法自印发之日起执行。

附件1、会议室使用申请单

2、外部场所会议计划表

3、外部场所召开会议申请表

4、承办会议审批表

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